Bienvenue à l’Amicale du Val de Somme

L’Amicale du Val de Somme accorde une importance particulière à la protection de la vie privée et des données à caractère personnel des personnes qui utilisent son site internet ou qui participent aux activités de l’association.

La présente charte a pour objectif de vous informer de manière claire et transparente sur les données à caractère personnel susceptibles d’être collectées, les raisons de cette collecte, leur utilisation, leur durée de conservation ainsi que les droits dont vous disposez.

Cette charte s’applique notamment au site internet de l’Amicale du Val de Somme accessible à l’adresse : www.valdesomme.net.

Le site est développé spécifiquement pour l’Amicale du Val de Somme. Il ne repose pas, pour son fonctionnement courant, sur une plateforme extérieure de gestion des données ou d’analyse du comportement des visiteurs.

Le site n’utilise notamment pas Google Analytics, ni de dispositif équivalent destiné à suivre individuellement la navigation des visiteurs à des fins statistiques ou commerciales.

1 – Responsable du traitement

Le responsable des traitements de données à caractère personnel réalisés dans le cadre du site et des activités de l’association est :

2 – Qu’est-ce qu’une donnée à caractère personnel ?

Une donnée à caractère personnel est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement.

Il peut notamment s’agir d’un nom, d’un prénom, d’une adresse électronique, d’une adresse postale, d’un numéro de téléphone, d’une date de naissance ou de toute information permettant d’identifier une personne.

L’Amicale du Val de Somme veille à ne collecter que les données nécessaires à la réalisation des objectifs pour lesquels elles sont utilisées.

3 – Données susceptibles d’être collectées

Selon les services ou les démarches concernés, les données susceptibles d’être recueillies peuvent notamment comprendre :

• nom et prénom ;
• adresse électronique ;
• adresse postale ;
• numéro de téléphone, lorsque celui-ci est nécessaire ;
• date de naissance, lorsque celle-ci est nécessaire à l’activité sportive ou administrative ;
• informations relatives à l’adhésion au club ;
• informations relatives aux licences sportives ;
• informations nécessaires à l’organisation des entraînements, compétitions et manifestations ;
• résultats sportifs et classements lorsqu’ils sont nécessaires à l’organisation ou à la publication des résultats des épreuves ;
• informations nécessaires à la gestion administrative de l’association.

Certaines informations peuvent être obligatoires lorsqu’elles sont nécessaires à l’adhésion, à l’établissement d’une licence, à l’inscription à une activité ou au respect d’une obligation réglementaire.

4 – Les différentes situations de collecte

Les données peuvent être collectées directement auprès de vous dans plusieurs situations.

Adhésion et gestion des membres :
Les informations nécessaires sont enregistrées dans l’espace de gestion du club afin de permettre la gestion des adhérents, des licences, des activités et des relations avec les membres.

Organisation des épreuves :
Certaines informations peuvent être utilisées pour gérer les inscriptions, les participants, les résultats et les classements des compétitions organisées par l’association.

Formulaire de contact :
Lorsque vous utilisez le formulaire de contact du site, votre adresse électronique est utilisée uniquement afin de permettre à l’association de vous répondre.

L’adresse électronique saisie dans le formulaire de contact n’est pas enregistrée dans la base de données du site et n’est pas conservée à des fins de constitution d’un fichier de contacts.

Le message et les informations nécessaires à son acheminement peuvent toutefois transiter par les systèmes techniques utilisés pour assurer l’envoi et la réception du courrier électronique.

Connexion à l’espace personnel :
L’accès à certains services du site s’effectue au moyen d’un système de connexion par lien magique. L’utilisateur indique son adresse électronique et reçoit un lien temporaire permettant de s’authentifier sans avoir à mémoriser de mot de passe.

L’adresse électronique est alors utilisée pour identifier l’utilisateur et lui transmettre le lien d’authentification. Les informations nécessaires à la gestion de la connexion et de la session peuvent être temporairement enregistrées par le système afin de garantir la sécurité et le bon fonctionnement de l’authentification.

5 – Finalités des traitements

Les données personnelles sont collectées et utilisées uniquement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.

Selon les situations, elles peuvent notamment être utilisées pour :

• gérer les adhésions au club ;
• gérer les membres et leurs informations administratives ;
• gérer les licences sportives et les relations avec la Fédération Française d’Athlétisme (FFA) ;
• organiser les entraînements et les activités sportives ;
• organiser les compétitions et manifestations sportives ;
• gérer les inscriptions aux épreuves ;
• établir et publier les résultats et classements sportifs ;
• répondre aux demandes adressées à l’association ;
• permettre l’accès sécurisé aux espaces réservés ;
• assurer la gestion administrative et comptable de l’association ;
• assurer la sécurité du site et prévenir les accès non autorisés ;
• respecter les obligations légales, réglementaires et fédérales applicables à l’association ;
• communiquer avec les adhérents lorsque cela est nécessaire au fonctionnement de la vie du club.

6 – Bases légales des traitements

Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), les traitements réalisés par l’Amicale du Val de Somme reposent sur une base légale adaptée à leur finalité.

• Exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles : notamment pour la gestion des adhésions, des services proposés aux membres et des relations avec les licenciés.
• Respect d’une obligation légale ou réglementaire : lorsque certaines informations doivent être conservées ou communiquées en application de la réglementation ou des règles fédérales applicables.
• Intérêt légitime de l’association : notamment pour assurer le fonctionnement du club, la sécurité de son système informatique, la gestion de ses activités et la défense de ses droits.
• Consentement : lorsque celui-ci est nécessaire pour un traitement particulier et lorsque la personne est libre de l’accorder ou de le refuser.

Le consentement n’est donc pas systématiquement nécessaire pour chaque traitement de données personnelles.

7 – Gestion des membres et de l’espace d’administration

L’Amicale du Val de Somme dispose d’un espace d’administration sécurisé permettant aux personnes habilitées de gérer notamment :

• les membres et adhérents du club ;
• les licences ;
• les activités et entraînements ;
• les épreuves organisées par le club ;
• les inscriptions ;
• les résultats et classements ;
• les informations nécessaires à la gestion administrative du club.

L’accès à cet espace est réservé aux personnes autorisées par l’association.

Les droits d’accès sont attribués en fonction des responsabilités de chaque utilisateur afin de limiter l’accès aux seules informations nécessaires à l’exercice de ses fonctions.

8 – Authentification par lien magique

Pour accéder aux espaces nécessitant une authentification, le site utilise un mécanisme de connexion par lien magique.

Ce système permet à l’utilisateur de recevoir à son adresse électronique un lien temporaire et sécurisé permettant de confirmer son identité et d’accéder à son espace sans utiliser de mot de passe permanent.

L’adresse électronique est nécessaire au fonctionnement de ce mécanisme d’authentification.

Les informations techniques nécessaires à l’authentification, notamment les jetons temporaires et les informations de session, sont utilisées uniquement pour permettre la connexion et assurer la sécurité du service.

Les jetons d’authentification sont conçus pour être temporaires et ne sont pas destinés à constituer un historique des connexions des utilisateurs.

Les mécanismes techniques nécessaires à l’authentification peuvent utiliser un cookie ou un identifiant de session strictement nécessaire au fonctionnement de l’espace sécurisé. Ce type de traceur n’est pas utilisé à des fins publicitaires ou de suivi de navigation.

9 – Destinataires des données

Les données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes habilitées de l’Amicale du Val de Somme qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.

Selon la nature des activités concernées, certaines données peuvent également être transmises à la Fédération Française d’Athlétisme (FFA), notamment lorsque cela est nécessaire à la gestion des licences ou à la participation aux activités fédérales.

Les données peuvent également être communiquées à des organismes publics, administrations ou autorités compétentes lorsque cette communication est imposée par la loi ou nécessaire au respect d’une obligation réglementaire.

L’Amicale du Val de Somme ne vend, ne loue et ne commercialise pas les données personnelles de ses membres ou visiteurs.

10 – Résultats sportifs et classements

Dans le cadre de l’organisation des compétitions, certaines données relatives aux participants peuvent être utilisées pour établir et publier les résultats et classements des épreuves.

Ces informations peuvent notamment comprendre le nom, le prénom, le club, la catégorie, le classement, le temps réalisé ou d’autres informations directement liées à la participation sportive.

La publication de ces informations répond à la finalité légitime d’organisation, de suivi et de communication des résultats des compétitions sportives.

11 – Absence de cession des données à des fins commerciales

Les données personnelles collectées par l’Amicale du Val de Somme ne sont pas cédées, vendues ou louées à des tiers à des fins commerciales ou publicitaires.

Lorsque des statistiques ou informations sont utilisées à des fins de présentation ou de communication, elles sont, autant que possible, présentées sous une forme ne permettant pas d’identifier directement les personnes concernées.

12 – Durée de conservation des données

Les données personnelles ne sont pas conservées indéfiniment. Leur durée de conservation dépend de la finalité pour laquelle elles ont été collectées et, lorsque cela est applicable, des obligations légales, réglementaires ou fédérales auxquelles l’association est soumise.

Données des membres :
Les données nécessaires à la gestion d’un adhérent sont conservées pendant la durée nécessaire à la gestion de son adhésion et de sa relation avec le club. Certaines données peuvent ensuite être conservées sous forme d’archives lorsque cela est nécessaire pour répondre à une obligation légale, administrative, comptable ou pour permettre à l’association de défendre ses droits.

Données relatives aux licences :
Les informations nécessaires à la gestion des licences sont conservées pendant la durée nécessaire à la gestion administrative et sportive de la licence, puis conformément aux obligations applicables à l’association.

Résultats et classements :
Les résultats sportifs peuvent être conservés plus durablement lorsqu’ils constituent des archives historiques des compétitions organisées par le club ou lorsqu’ils sont nécessaires à la conservation de l’historique sportif des épreuves.

Formulaire de contact :
Les données saisies dans le formulaire de contact ne sont pas enregistrées dans la base de données du site. Elles sont utilisées pour permettre la réponse à la demande.

Authentification :
Les liens et jetons utilisés pour l’authentification sont temporaires et sont supprimés ou rendus inutilisables après leur expiration ou leur utilisation.

Les informations techniques éventuellement conservées dans les journaux de sécurité ou de fonctionnement sont conservées pendant la durée nécessaire à leur finalité, notamment pour assurer la sécurité du site et prévenir les accès frauduleux.

L’association veille régulièrement à supprimer ou anonymiser les données qui ne sont plus nécessaires.

13 – Sécurité des données

L’Amicale du Val de Somme met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger les données personnelles contre la perte, la destruction, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé.

L’accès aux données de l’espace d’administration est limité aux personnes habilitées.

Le système d’authentification par lien magique permet notamment d’éviter le stockage et la gestion de mots de passe permanents pour les utilisateurs concernés.

Des mesures de sécurité sont également mises en œuvre au niveau du site internet et de son hébergement afin de limiter les risques d’accès non autorisé ou de compromission des données.

14 – Hébergement du site

Le site internet de l’Amicale du Val de Somme est hébergé par :

L’hébergement du site est réalisé en France.

Dans le cadre de l’hébergement et de la sécurité technique du service, certaines informations techniques peuvent être traitées par l’hébergeur, notamment dans le cadre du fonctionnement et de la sécurisation de ses infrastructures.

15 – Cookies et autres traceurs

Le site de l’Amicale du Val de Somme n’utilise aucun cookie publicitaire, aucun cookie de suivi comportemental et aucun outil de traçage destiné à suivre les visiteurs à des fins commerciales ou statistiques.

Le site n’utilise notamment pas :

• Google Analytics ;
• de solution externe de mesure d’audience ;
• de cookies publicitaires ;
• de cookies de suivi des réseaux sociaux ;
• de dispositif de profilage des visiteurs.

Le site peut en revanche utiliser un mécanisme technique de session nécessaire à l’authentification des utilisateurs de l’espace sécurisé.

Ce mécanisme est strictement limité au fonctionnement du service demandé par l’utilisateur et à la sécurité de l’authentification. Il n’est pas utilisé pour suivre la navigation de l’utilisateur sur le site.

Les traceurs strictement nécessaires à l’authentification et à la fourniture d’un service demandé par l’utilisateur peuvent être utilisés sans consentement préalable, conformément au cadre applicable aux cookies et autres traceurs. :contentReference[oaicite:1]{index=1}

16 – Données techniques et journaux de sécurité

Comme tout site accessible sur internet, le serveur hébergeant le site peut traiter certaines informations techniques nécessaires à la transmission des pages, au fonctionnement du service et à sa sécurité.

Ces informations peuvent notamment comprendre une adresse IP, la date et l’heure d’une requête, certaines informations relatives au navigateur ou au terminal utilisé et des informations techniques nécessaires à la détection d’un comportement anormal ou d’une tentative d’accès non autorisé.

Ces informations ne sont pas utilisées par l’Amicale du Val de Somme pour établir un profil des visiteurs ou suivre leur navigation à des fins commerciales.

Elles peuvent être conservées dans les journaux techniques de l’hébergement pendant la durée nécessaire au fonctionnement et à la sécurisation du service.

17 – Vos droits

Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi française Informatique et Libertés, vous disposez, selon les conditions prévues par la réglementation, de plusieurs droits concernant vos données personnelles.

• Droit d’accès : vous pouvez demander à connaître les données personnelles que nous détenons à votre sujet.
• Droit de rectification : vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l’effacement : vous pouvez demander la suppression de vos données lorsque les conditions prévues par la réglementation sont réunies.
• Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander que certains traitements soient temporairement limités dans les situations prévues par le RGPD.
• Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer à certains traitements lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies.
• Droit à la portabilité : lorsque ce droit est applicable, vous pouvez demander à récupérer certaines données dans un format structuré et couramment utilisé.
• Droit de retirer votre consentement : lorsque le traitement repose sur votre consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment.

18 – Comment exercer vos droits ?

Pour exercer vos droits ou obtenir des informations concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter l’Amicale du Val de Somme :

Afin d’éviter toute usurpation d’identité, l’association peut être amenée à demander un justificatif permettant de vérifier l’identité du demandeur lorsque cela est nécessaire.

Les demandes sont traitées dans les délais prévus par la réglementation applicable.

19 – Données concernant les mineurs

Les activités de l’Amicale du Val de Somme pouvant concerner des mineurs, certaines données peuvent être collectées dans le cadre de leur inscription, de leur licence, de leur participation aux entraînements ou aux compétitions.

Ces données sont utilisées uniquement pour les finalités liées à l’activité sportive, administrative et réglementaire de l’association.

Lorsque la réglementation ou la nature du traitement l’exige, l’association recueille les autorisations ou informations nécessaires auprès des représentants légaux.

20 – Photographies et vidéos

Dans le cadre des entraînements, compétitions, manifestations et événements organisés par l’association, des photographies ou vidéos peuvent être réalisées.

Lorsque leur diffusion permet d’identifier une personne, l’association veille à respecter les règles applicables au droit à l’image et à la protection des données personnelles.

Lorsque cela est nécessaire, une autorisation spécifique peut être demandée, notamment pour certaines utilisations ou diffusions identifiables.

21 – Violation de données personnelles

L’Amicale du Val de Somme met en œuvre des mesures destinées à prévenir les violations de données personnelles.

Si une violation de données personnelles devait survenir et présenter un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, l’association prendra les mesures prévues par la réglementation, notamment en matière de notification à la CNIL et, lorsque les conditions légales sont réunies, d’information des personnes concernées.

22 – Protection des données dès la conception

Le site internet de l’Amicale du Val de Somme étant développé spécifiquement pour l’association, les fonctionnalités sont conçues en tenant compte, autant que possible, du principe de minimisation des données et de la protection de la vie privée.

L’association veille notamment à ne collecter que les informations nécessaires à la réalisation des finalités poursuivies et à limiter l’accès aux données aux personnes qui en ont besoin.

23 – Liens vers des sites extérieurs

Le site de l’Amicale du Val de Somme peut contenir des liens vers des sites internet externes, notamment ceux de partenaires, de la Fédération Française d’Athlétisme, d’organisateurs de manifestations ou d’autres organismes.

Lorsque vous quittez le site de l’Amicale du Val de Somme pour accéder à un site extérieur, vous êtes soumis à la politique de confidentialité et aux conditions d’utilisation de ce nouveau site.

L’Amicale du Val de Somme ne peut être tenue responsable des traitements de données réalisés par ces sites extérieurs.

24 – Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après avoir contacté l’Amicale du Val de Somme, que vos droits concernant vos données personnelles ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), autorité française chargée de la protection des données personnelles.

Vous pouvez notamment consulter les informations et modalités de réclamation disponibles sur le site de la CNIL.

25 – Modification de la présente charte

L’Amicale du Val de Somme peut être amenée à modifier la présente charte afin de tenir compte de l’évolution de la réglementation, des recommandations des autorités compétentes, de l’évolution du site ou des services proposés par l’association.

La version applicable est celle publiée sur le site au moment de votre consultation.

Toute modification substantielle fera l’objet d’une mise à jour de la date indiquée en début de document.

26 – Entrée en vigueur

La présente charte entre en vigueur à compter de sa publication sur le site internet de l’Amicale du Val de Somme.